Minggu, 29 Juli 2012

Makalah Manajemen Koleksi Perpustakaan


Manajemen Koleksi Perpustakaan : Sebuah Panduan Praktis[1]
Koleksi Perpustakaan
Varian koleksi perpustakaan:
  • Koleksi tercetak terdiri dari buku, terbitan berseri, peta, gambar, brosur, pamflet dan booklet. Makalah dan koleksi tugas akhir.
  • Koleksi non cetak terdiri dari film, Compact Disk, mikrofilm, mikrofis, Kaset dan koleksi digital.
Berdasarkan Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah” PNRI koleksi perpustakaan sekolah terdiri dari :
1.      Buku Pelajaran Pokok
2.      Buku Pelajaran Penunjang
3.      Buku Bacaan
4.      Buku sumber, referensi atau rujukan
5.      Terbitan Berkala
6.      Pamflet atau brosur
7.      Media pendidikan lainnya
8.      Kliping
Jumlah minimal dari koleksi sebuah perpustakaan sekolah adalah 1000 judul materi Setidaknya sekolah menyediakan 10 judul buku untuk satu orang murid serta menambah jumlah buku minimal 10% dari jumlah koleksi setiap tahunnya(Badan Standarisasi Nasional; 2009).
Metode pengadaan bahan pustaka atau koleksi perpustakaan antara lain:
1. Pembelian
Setidaknya ada 5% dari total anggaran sekolah yang dapat dialokasikan untuk kegiatan pengelolaan perpustakaan sekolah diluar dari belanja pegawai dan pemeliharaan serta perawatan gedung (SNI; 2009).
2. Hadiah
Hadiah atau hibah dari pemerintah, pihak swasta darn warga sekolah dapat juga merupakan metode pengadaan bahan pustaka.
3. Bertukar koleksi
Untuk memperbanyak kuantitas koleksinya perpustakaan dapat bertukar koleksi dengan perpustakaan atau lembaga-lembaga lainnya. Perpustakaan dapat menawarkan kerjasama dengan perpustakaan atau lembaga sejenis untuk saling bertukar koleksi. Dalam kegiatan bertukar koleksi ini, perpustakaan perlu mempertimbangkan bahwa koleksi yang dipertukarkan adalah koleksi yang jumlah berlebih serta dibutuhkan oleh pemustaka. 
4. Produksi sendiri
Contoh kongkrit dari metode pengadaan ini antara lain adalah kliping atau karya tulis yang dihasilkan oleh pustakawan, siswa dan guru yang kemudian dihimpun menjadi koleksi perpustakaan.

Pengolahan Koleksi
Tahapan Pengolahan koleksi buku:
1. Pemberian stempel inventaris dan stempel perpustakaan
desain stempel perpustakaan
Stempel inventaris

Posisi stampel inventaris
2. Klasifikasi
Gambar 1. Ilustrasi Kegiatan Klasifikasi
Klasifikasi perpustakaan dapat dibedakan menjadi:
1.       Klasifikasi artifisial : klasifikasi koleksi berdasarkan ciri fisik koleksi, seperti ukuran, warna ataupun data fisik lainnya.
2.     Klasifikasi Fundamental: klasifikasi koleksi berdasarkan subjek yang terkandung dalam sebuah koleksi.
2.2. Menentukan Notasi atau Nomor Klas
Notasi atau nomor klas dapat diartikan sebagai simbol atau kode yang mewakili sebuah subjek bahan pustaka dalam bagan klasifikasi. Notasi dapat berupa huruf, angka bahkan warna. Notasi angka memiliki bagan yang berlaku secara internasional seperti Dewey Decimal Classification, Universal Decimal Classification dan Library of Conggress.

Jenis notasi yang dapat digunakan oleh perpustakaan:
a.    Warna
Apabila perpustakaan akan menggunakan warna sebagai identitas klasifikasi maka subjek dari koleksi diwakili oleh satu jenis warna untuk setiap subjeknya. Misalnya warna putih untuk subjek karya umum, merah untuk ilmu sosial, biru untuk subjek ilmu terapan dan seterusnya. Akan tetapi notasi warna ini memiliki beberapa kelemahan yaitu terbatasnya jumlah warna padahal subjek ilmu terus bertambah, selain itu klasifikasi warna tidak optimal keberadaannya jika digunakan untuk yang memiliki masalah dengan buta warna.
b.    Hurup
Pada prinsipnya penggunaan abjad  sebagai notasi hampir sama dengan penggunaan warna dalam sistem klasifikasi, dimana setiap abjad mewakili subjek tertentu. Misalnya huruf A mewakili subjek pengetahuan umum, B mewakili subjek filsafat, C mewakili subjek agama dan seterusnya.
Dalam penggunaan sistem abjad dapat juga digunakan inisial atau singkatan dari sebuah subjek. Misalnya peu untuk subjek pengetahuan umum, Fil untuk subjek filsafat, slg untuk subjek sosiologi, pol untuk subjek politik dan masih banyak lagi.
c.    Angka atau nomor klasifikasi.
Jenis notasi yang terakhir adalah notasi dengan menggunakan angka. Notasi angka diperoleh dari sistem klasifikas yang ada. Saat ini ada berberapa sistem klasifikasi yang familiar digunakan di Indonesia. Sistem tersebut antara lain Dewey Decimal Classification (DDC), Universal Decimal Classification (UDC), Library of Conggress (LC) dan Colon Classification.  
Contohnya adalah sebagai berikut
Sepuluh kelas utama dalam DDC terdiri dari:
- 000            untuk karya umum
- 100            untuk filsafat dan psikologi
- 200            untuk agama
- 300            untuk Ilmu Sosial
- 400            untuk bahasa
- 500            untuk sains
- 600            untuk teknologi
- 700            untuk kesenian dan rekreasi
- 800            untuk Sastra
- 900            untuk sejarah dan geografi

                        Divisi atau ringkasan ke II
-    300 untuk ilmu Sosial
-    310 untuk statistik
-    320 untuk ilmu politik
-    330 untuk ekonomi
-    340 untuk hukum
-    350 untuk administrasi publik, ilmu kemilitiran
-    360 untuk masalah dan jasa sosial
-    370 untuk pendidikan
-    380 untuk perdagangan, komunikasi dan perhubungan
-    390 untuk adat istiadat, etiket dan folklor

Subdivisi atau ringkasan ke III
-   370  untuk  Pendidikan
-   371 untuk  Pendidikan secara umum
-   372  untuk  Pendidikan dasar
-   373  untuk  Pendidikan menengah
-   374  untuk  Pendidikan dewasa
-   375 untuk  Kurikulum
-   376  untuk Pendidikan wanita
-   377  untuk Sekolah dan agama
-   378  untuk Pendidikan tinggi
-   379  untuk Pendidikan dan negara

DDC terdiri dari beberapa unsur-unsur pokok. Unsur-unsur tersebut antara lain sistematika, notasi, indeks relatif dan tabel pembantu. Berikut ini penjelasan dari masing-masing unsur tersebut
a.    Sistematika
Berupa bagan yang berisi pembagian ilmu didasarkan pada prinsip-prinsip tertentu.
b.   Notasi
adalah angka yang mewakili subjek-subjek tertentu. Angka dalam notasi DDC mewakili sebuah subjek. Angka atau notasi juga disebut dengan nomor
c.    Indeks ralatif
Adalah sejumlah tajuk subjek yang disertai rincian aspek-aspeknya dan disusun secara alfabetis lengkap dengan nomor klasifikasi
d.   Tabel Pembantu
Merupakan notasi khusus yang digunakan untuk menyatakan aspek tertentu. Tabel pembantu yang ada dalam DDC terdiri dari:
Tabel 1: Subdivisi standar
Tabel 2: Wilayah
Tabel 3: Subdivisi sastra
Tabel 4: Subdivisi bahasa
Tabel 5: Ras, etnik, kebangsaan
Tabel 6: Bangsa dan etnis
Tabel 7: Bahasa

Langkah-langkah menggunakan DDC adalah sebagai berikut:
a. Lakukan Anasis subjek
b. Gunakan Indeks relatif untuk mencari nomor klasifikasi dengan cepat
Indeks relatif akan membantu menemukan nomor klasifikasi secara cepat karena indeks relatif menyusun subjek (tajuk subjek) urut alfabetis.
c. Periksa bagan klasifikasi
Apabila tidak ada instruksi maka silahkan gunakan nomor tersebut untuk subjek yang telah anda tentukan dalam proses analisis subjek
Setelah melakukan klasifikasi dibuatkan nomor panggil atau call number. Nomor panggil minimal terdiri dari 3 bagian, yaitu notasi, tiga huruf pertama nama pengarang (entri utama) dan satu hurup pertama judul.
Gambar 2. Contoh nomor panggil buku dengan menggunakan nomor klasifikasi

Gambar 3. Contoh nomor panggil buku yang dibuat dengan inisial subjek

Gambar 4. Contoh nomor panggil buku dengan warna sebagai wakil subjek

3. Pemberian nomor inventaris
Informasi yang dicatatat dalam dalam buku inventaris meliputi nomor urut, nomor inventaris, judul, nama pengarang atau editor, informasi penerbit (meliputi kota, nama penerbit dan tahun terbit), asal, nomor panggil buku, bahasa atau keterangan lain yang perlu ditambahkan.
No.
No. Inventaris
Judul
Pengarang
Penerbit
Asal
No. Klasifikasi
Bahasa
Ind
Asing
1
00.001/HB/06/H
Hikayat si Kancil
Yuwanda Daya Putra
Yogyakarta; Olah Pustaka, 2010
Pembelian
810 Put h
x


Contoh buku inventaris

Halaman buku yang telah dibubuhi nomor inventaris
4. Katalogisasi
Katalogisasi (cataloging) adalah proses pengolahan data-data bibliografi yang terdapat dalam suatu bahan pustaka menjadi katalog (Qolybudi dkk, 2003).
Katalogisasi memiliki tujuan:
1. Memberikan peluang bagi pengelola maupun pemustaka menemukan koleksi yang dibutuhkan berdasarkan nama  pengarang, judulnya dan subjek koleksi.
2. Menunjukkan buku yang dimiliki perpustakaan  dari pengarang tertentu, berdasarkan subjek tertentu atau dalam jenis literature tertentu.
3. Membantu dalam pemilihan buku berdasarkan edisinya atau berdasarkan karakternya. Katalog perpustakaan disajikan dalam beberap format. Format tersebut antara lain format kartu, CD, format Online (OPAC) atau yang dikenal dengan sebutan katalog komputer dan daftar tambahan koleksi. Untuk perpustakaan sederhana format katalog perpustakaan yang sesuai adalah format kartu katalog dan tambah koleksi.
Katalog perpustakaan sendiri dapat disajikan dalam berbagai format. Format katalog perpustakaan antara lain:
1. Bentuk cetakan, buku
2. Katalog berkas
3. Bentuk kartu
4. Komputer
Proses katalogisasi terdiri katalogisasi deskriptif dan katalogisasi subjek:
1. Katalogisasi Deskriptif
Kalogisasi deskriptif merupakan kegiatan merekam data bibliograf sebuah koleksi.
a. Penentuan entri utama dan entri tambahan
Dalam penentuan tajuk entri utama dan entri tambahan ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:
-          Pengarang tunggal maka tajuk entri utama adalah pengarang buku atau koleksi tersebut.
Contoh:
Teknologi Informasi Perpustakaan / Wahyu Supriyanto
Entri utamanya pada Wahyu Supriyanto dan entri tambahannya pada judul dan subjek
-          Pengarang ganda, dua dan tiga orang maka entri utama adalah pengarang utama sedangkan pengarang kedua dan ketiga dijadikan sebagai tajuk entri tambahan.
Contoh:
Membangun Otomasi Perpustakaan Dengan OpenBiblio/Arif Surachman, Purwoko, Heri Abi Burachman
Entri utamanya adalah Arif Surachman dan pengarang lainnya dijadikan sebagai entri tambahan
-          Pengarang lebih dari tiga orang atau lebih maka tajuk entri utamanya adalah judul
Contoh
Membangun Perpustakaan Digital/ Arif Surachman, Wahyu Supriyanto, Purwoko dan Heri Abi Burachman Hakim
Entri utama adalah Judul dan entri tambahannya adalah nama pengarang
-          Karya editor atau penyunting maka entri utamanya pada judul. Jika pengarangnya disebut maka berlaku ketentuan entri utama untuk pengarang.
Misalnya
Perangkat Lunak Open Source dalam Dunia Perpustakaan / Editor : Purwoko
Entri utama pada judul dan entri tambahan pada Purwoko (editor)
-          Karya Anonim (tanpa pengarang) maka entri utamanya pada judul
-          Karya kumpulan, entri utamanya pada judul
-          Badan Korporansi maka entri utamanya adalah badan korporasi
b. Deskripsi Bibliografi
Deskripsi bibliografi disusun ke dalam delapan daerah. Setiap daerah terkadang terdiri dari beberapa unsur. Berbagai daerah dan unsur-unsur dipisahkan dengan menggunakan tanda baca. Kedelapan daerah diskripsi bibliografi tersebut lengkap dengan tanda bacanya antara lain:
No.
Daerah
Tanda Baca
Unsur
1
Daerah judul dan pernyataan tanggung jawab (kepengarangan):

Judul sebenarnya
[ ]
GMD (General Material Designation)
=
Judul paralel
:
pernyataan judul lain

Pernyataan tanggung jawab
/
Pengarang pertama
,
Pengaran kedua dan pengarang ke tiga (jika pengarang lebih dari satu tetapi tidak lebih dari dua)
;
pengarang lain (seperti penerjemah, ilustrator, narator)
2
Daerah edisi

.-
Keterangan Edisi (seperti keterangan cetakan, edisi cetakan)
3
Daerah data khusus
.-
Tidak digunakan untuk deskripsi buku
4
Daerah impresum
. -
Tempat terbit (tempat terbit pertama)
;
Tempat berikutnya
:
Nama Penerbit
,
Tahun Terbit
5
Daerah deskripsi fisik
. -
Jumlah halaman (misalnya xii, 250 hlm.)


:
Data fisik lain (seperti ilustrasi dan index)


;
Ukuran fisik koleksi
6
Daerah keterangan seri
. -
Judul seri sebenarnya (ditulis dengan kurung)


=
Judul Pararel


:
Keterangan judul seri tambahan
7
Daerah catatan
. -
Segala sesuatu yang dianggap penting yang belum dimasukkan pada daerah sebelumnya
8
Daerah penomoran, harga dsb
.-
Nomor standar


=
Judul kunci


:
Syarat-syarat dan harga


( )
Keterangan tambahan








Tabel 1. Tabel Data Deskripsi Bibliografi
Berbagai data bibliografi di atas akan dimasukkan ke delapan daerah diambil dari bahan pustaka yang ada di tangan staf perpustakaan. Data bibliografi tersebut dapat diperoleh dengan membaca:
-          Kulit buku
-          Halaman judul singkat
-          Halaman judul
-          Halaman sebalik halaman judul atau halaman verso
-          Bagian lainnya dari buku seperti kata pengantar, daftar isi, isi buku, indeks dan bibliografi.
2. Katalogisasi subjek
Gambar 5. Kartu katalog
Setelah melakukan katalogisasi deskriptif dan katalogisasi subjek, selanjutnya langkah yang perlu dilakukan perlu adalah membuat kartu katalog dan menyusun kartu katalog yang telah dibuat. Berikut ini langkah-langkah yang dilalui dalam kegiatan pembuatan kartu katalog dan penyusun kartu katalog:
1. Siapkan kartu katalog dengan kertas berukuran 12,5 cm. x 7,5 cm. Di tengah bagian bawah kartu dibuat lubang untuk memasukkan tusuk pengaman.
2. Membuat temporary slip (T. Slip) atau worksheet. 
3. Menyalin data yang ada pada T. Slip atau worksheet ke dalam kartu katalog. Berikut ini contoh format  kartu katalog yang
a)      Katalog Pengarang
b)      Katalog Judul
c)      Katalog Subjek
4. Selanjutnya untuk memudahkan penelusuran kartu katalog, maka katalog-katalog tersebut dikelompokkan kedalam satu jenis dan disusun alfabetis dari yang ter kecil ke yang terbesar. Selanjutnya kartu katalog yang telah tersusun dimasukkan ke dalam lemari katalog


5. Pemasangan kelengkapan buku
Kelengkapan buku antara lain kartu buku, slip tanggal kembali (data due slip), label buku(call number), kantong buku dan sampul buku.
Berikut ini langkah-langkah yang digunakan untuk membuat dan memasang kelengkapan buku:
1.    Label buku
Gambar 11. Contoh Label buku dan pemasangannya

2.      Lembar tanggal kembali (date due slip).
Gambar 12. Catatan Tanggal Kembali
3.      Kartu buku

Gambar 12. Kartu buku
4.                                                                              Kantong buku

Gambar 13. Kantong buku
5.      Penyampulan

6.  Shelving (pengerakan)
Langkah-langkah dalam pengerakan:
1.       Pengelompokan  buku berdasarkan jenisnya.
2.       Penyusunan buku di rak

Buku disusun menurut jenis koleksi

Gambar 14.  shelving buku di rak

Pelayanan Bahan Pustaka
Setelah melalui proses pengolahan maka koleksi perpustakaan siap untuk dilayankan kepada pengguna perpustakaan. Banyak bentuk layanan yang dapat diberikan kepada pemustaka dalam rangka melayankan koleksi yang dimiliki perpustakaan kepada pemustaka. Namun secara garis besar pelayanan bahan pustaka dapat dikelompokkan menjadi dua jenis, yaitu layanan sirkulasi dan layanan referensi.
Berikut ini deskripsi tentang layanan sirkulasi dan layanan referensi dalam rangka melayankan koleksi yang dimiliki perpustakaan kepada pengguna perpustakaan:
1. Layanan sirkulasi
Layanan sirkulasi dikenal sebagai layanan peminjaman dan pengembalian yang diselenggarakan perpustakaan agar pemustaka dapat memanfaatkan koleksi yang dimiliki perpustakaan. Dalam layanan sirkulasi dikenal dua sistem yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup.
2. Layanan Referensi
Layanan pemustaka yang berkaitan dengan sumber-sumber atau koleksi referensi[2] antara lain meliputi menjawab pertanyaan yang diajukan, penelusuran informasi baik di dalam maupun di luar perpustakaan itu sendiri (Lasa-Hs, 1998).


[1] Disampai dalam Pelatihan Manajemen Arsip dan  Perpustakaan Sekolah, Kebumen , 6 Agustus 2011
[2] Koleksi referensi dapat juga disebut sebagai buku acuan atau rujukan. Jenis koleksi ini terdiri dari kamus, ensiklopedi, direktori, buku pegangan (handbook), indeks, bibliograi dan terbitan pemeritah.


Artikel Terkait:

Read more: http://www.japarus.com/2012/04/cara-membuat-artikel-terkait-related.html#ixzz20BPSouId

0 komentar:

Poskan Komentar