Manajemen
Koleksi Perpustakaan : Sebuah Panduan Praktis[1]
Koleksi Perpustakaan
Varian
koleksi perpustakaan:
- Koleksi tercetak terdiri dari buku, terbitan berseri, peta, gambar, brosur, pamflet dan booklet. Makalah dan koleksi tugas akhir.
- Koleksi non cetak terdiri dari film, Compact Disk, mikrofilm, mikrofis, Kaset dan koleksi digital.
Berdasarkan Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan
Sekolah” PNRI koleksi perpustakaan sekolah terdiri dari :
1. Buku Pelajaran Pokok
2. Buku Pelajaran Penunjang
3. Buku Bacaan
4. Buku sumber, referensi atau rujukan
5. Terbitan Berkala
6. Pamflet atau brosur
7. Media pendidikan lainnya
8. Kliping
Jumlah minimal dari koleksi sebuah
perpustakaan sekolah adalah 1000 judul materi Setidaknya
sekolah menyediakan 10 judul buku untuk satu orang murid serta menambah jumlah
buku minimal 10% dari jumlah koleksi setiap tahunnya(Badan Standarisasi
Nasional; 2009).
Metode
pengadaan bahan pustaka atau koleksi perpustakaan antara lain:
1.
Pembelian
Setidaknya
ada 5% dari total anggaran sekolah yang dapat dialokasikan untuk kegiatan
pengelolaan perpustakaan sekolah diluar dari belanja pegawai dan pemeliharaan
serta perawatan gedung (SNI; 2009).
2.
Hadiah
Hadiah
atau hibah dari pemerintah, pihak swasta darn warga sekolah dapat juga
merupakan metode pengadaan bahan pustaka.
3.
Bertukar koleksi
Untuk
memperbanyak kuantitas koleksinya perpustakaan dapat bertukar koleksi dengan
perpustakaan atau lembaga-lembaga lainnya. Perpustakaan dapat menawarkan
kerjasama dengan perpustakaan atau lembaga sejenis untuk saling bertukar
koleksi. Dalam kegiatan bertukar koleksi ini, perpustakaan perlu
mempertimbangkan bahwa koleksi yang dipertukarkan adalah koleksi yang jumlah
berlebih serta dibutuhkan oleh pemustaka.
4.
Produksi sendiri
Contoh
kongkrit dari metode pengadaan ini antara lain adalah kliping atau karya tulis
yang dihasilkan oleh pustakawan, siswa dan guru yang kemudian dihimpun menjadi
koleksi perpustakaan.
Pengolahan Koleksi
Tahapan Pengolahan koleksi buku:
1. Pemberian stempel
inventaris dan stempel perpustakaan
desain stempel
perpustakaan
Stempel inventaris
Posisi stampel
inventaris
2.
Klasifikasi
Gambar 1.
Ilustrasi Kegiatan Klasifikasi
Klasifikasi perpustakaan dapat dibedakan menjadi:
1. Klasifikasi
artifisial : klasifikasi koleksi berdasarkan ciri fisik koleksi, seperti
ukuran, warna ataupun data fisik lainnya.
2. Klasifikasi
Fundamental: klasifikasi koleksi berdasarkan subjek yang terkandung dalam
sebuah koleksi.
2.2. Menentukan Notasi atau Nomor Klas
Notasi
atau nomor klas dapat diartikan sebagai simbol atau kode yang mewakili sebuah
subjek bahan pustaka dalam bagan klasifikasi. Notasi dapat berupa huruf, angka
bahkan warna. Notasi angka memiliki bagan yang berlaku
secara internasional seperti Dewey
Decimal Classification, Universal
Decimal Classification dan Library of
Conggress.
Jenis
notasi yang dapat digunakan oleh perpustakaan:
a. Warna
Apabila perpustakaan akan menggunakan warna sebagai identitas
klasifikasi maka subjek dari koleksi diwakili oleh satu jenis warna untuk setiap
subjeknya. Misalnya warna putih untuk subjek karya umum, merah untuk ilmu
sosial, biru untuk subjek ilmu terapan dan seterusnya. Akan tetapi notasi warna
ini memiliki beberapa kelemahan yaitu terbatasnya jumlah warna padahal subjek
ilmu terus bertambah, selain itu klasifikasi warna tidak optimal keberadaannya
jika digunakan untuk yang memiliki masalah dengan buta warna.
b.
Hurup
Pada prinsipnya penggunaan abjad sebagai notasi hampir sama dengan penggunaan
warna dalam sistem klasifikasi, dimana setiap abjad mewakili subjek tertentu.
Misalnya huruf A mewakili subjek pengetahuan umum, B mewakili subjek filsafat,
C mewakili subjek agama dan seterusnya.
Dalam penggunaan sistem abjad dapat juga digunakan inisial
atau singkatan dari sebuah subjek. Misalnya peu untuk subjek pengetahuan umum,
Fil untuk subjek filsafat, slg untuk subjek sosiologi, pol untuk subjek politik
dan masih banyak lagi.
c.
Angka atau nomor
klasifikasi.
Jenis notasi yang terakhir adalah notasi dengan menggunakan
angka. Notasi angka diperoleh dari sistem
klasifikas yang ada. Saat ini ada berberapa sistem klasifikasi yang familiar
digunakan di Indonesia. Sistem tersebut antara lain Dewey
Decimal Classification (DDC),
Universal Decimal Classification (UDC),
Library of Conggress (LC) dan Colon Classification.
Contohnya adalah sebagai berikut
Sepuluh kelas utama
dalam DDC terdiri dari:
- 000 untuk
karya umum
- 100 untuk
filsafat dan psikologi
- 200 untuk
agama
- 300 untuk
Ilmu Sosial
- 400 untuk
bahasa
- 500 untuk
sains
- 600 untuk
teknologi
- 700 untuk
kesenian dan rekreasi
- 800 untuk
Sastra
- 900 untuk
sejarah dan geografi
Divisi atau ringkasan ke II
-
300 untuk ilmu Sosial
-
310 untuk statistik
-
320 untuk ilmu politik
-
330 untuk ekonomi
-
340 untuk hukum
-
350 untuk administrasi
publik, ilmu kemilitiran
-
360 untuk masalah dan jasa
sosial
-
370 untuk pendidikan
-
380 untuk perdagangan,
komunikasi dan perhubungan
-
390 untuk adat
istiadat, etiket dan folklor
Subdivisi
atau ringkasan ke III
- 370 untuk Pendidikan
- 371 untuk Pendidikan secara umum
- 372 untuk Pendidikan dasar
- 373 untuk Pendidikan menengah
- 374 untuk Pendidikan dewasa
- 375 untuk Kurikulum
- 376 untuk Pendidikan wanita
- 377 untuk Sekolah dan agama
- 378 untuk Pendidikan tinggi
- 379 untuk Pendidikan dan negara
DDC terdiri dari beberapa unsur-unsur pokok.
Unsur-unsur tersebut antara lain sistematika, notasi, indeks relatif dan tabel
pembantu. Berikut ini penjelasan dari masing-masing unsur tersebut
a.
Sistematika
Berupa bagan yang berisi pembagian ilmu didasarkan pada prinsip-prinsip
tertentu.
b.
Notasi
adalah angka yang mewakili subjek-subjek tertentu. Angka dalam notasi DDC mewakili sebuah subjek. Angka atau notasi juga disebut dengan nomor
adalah angka yang mewakili subjek-subjek tertentu. Angka dalam notasi DDC mewakili sebuah subjek. Angka atau notasi juga disebut dengan nomor
c.
Indeks ralatif
Adalah sejumlah tajuk subjek yang disertai rincian aspek-aspeknya dan
disusun secara alfabetis lengkap dengan nomor klasifikasi
d.
Tabel Pembantu
Merupakan notasi khusus yang digunakan untuk menyatakan aspek tertentu.
Tabel pembantu yang ada dalam DDC terdiri dari:
Tabel 1:
Subdivisi standar
Tabel 2: Wilayah
Tabel 3:
Subdivisi sastra
Tabel 4:
Subdivisi bahasa
Tabel 5: Ras,
etnik, kebangsaan
Tabel 6: Bangsa
dan etnis
Tabel 7: Bahasa
Langkah-langkah
menggunakan DDC adalah sebagai berikut:
a. Lakukan Anasis
subjek
b. Gunakan Indeks
relatif untuk mencari nomor klasifikasi dengan cepat
Indeks relatif akan
membantu menemukan nomor klasifikasi secara cepat karena indeks relatif
menyusun subjek (tajuk subjek) urut alfabetis.
c. Periksa bagan
klasifikasi
Apabila tidak ada
instruksi maka silahkan gunakan nomor tersebut untuk subjek yang telah anda
tentukan dalam proses analisis subjek
Setelah melakukan
klasifikasi dibuatkan nomor panggil atau call number.
Nomor panggil minimal terdiri dari 3 bagian, yaitu notasi, tiga huruf pertama
nama pengarang (entri utama) dan satu hurup pertama judul.
Gambar 2. Contoh nomor panggil buku
dengan menggunakan nomor klasifikasi
Gambar 3. Contoh nomor panggil buku yang
dibuat dengan inisial subjek
Gambar 4. Contoh nomor panggil buku
dengan warna sebagai wakil subjek
3. Pemberian nomor
inventaris
Informasi yang dicatatat dalam dalam buku inventaris meliputi
nomor urut, nomor inventaris, judul, nama pengarang atau editor, informasi
penerbit (meliputi kota, nama penerbit dan tahun terbit), asal, nomor panggil
buku, bahasa atau keterangan lain yang perlu ditambahkan.
|
No.
|
No. Inventaris
|
Judul
|
Pengarang
|
Penerbit
|
Asal
|
No. Klasifikasi
|
Bahasa
|
|
|
Ind
|
Asing
|
|||||||
|
1
|
00.001/HB/06/H
|
Hikayat si Kancil
|
Yuwanda Daya Putra
|
Yogyakarta; Olah
Pustaka, 2010
|
Pembelian
|
810 Put h
|
x
|
|
Contoh buku inventaris
Halaman buku yang telah dibubuhi nomor inventaris
4. Katalogisasi
Katalogisasi (cataloging) adalah proses pengolahan
data-data bibliografi yang terdapat dalam suatu bahan pustaka menjadi katalog
(Qolybudi dkk, 2003).
Katalogisasi
memiliki tujuan:
1.
Memberikan peluang bagi pengelola maupun pemustaka menemukan koleksi yang
dibutuhkan berdasarkan nama pengarang,
judulnya dan subjek koleksi.
2.
Menunjukkan buku yang dimiliki perpustakaan
dari pengarang tertentu, berdasarkan subjek tertentu atau dalam jenis
literature tertentu.
3.
Membantu dalam pemilihan buku berdasarkan edisinya atau berdasarkan
karakternya. Katalog perpustakaan disajikan dalam beberap format. Format
tersebut antara lain format kartu, CD, format Online (OPAC) atau yang dikenal
dengan sebutan katalog komputer dan daftar tambahan koleksi. Untuk perpustakaan
sederhana format katalog perpustakaan yang sesuai adalah format kartu katalog
dan tambah koleksi.
Katalog
perpustakaan sendiri dapat disajikan dalam berbagai format. Format katalog
perpustakaan antara lain:
1. Bentuk
cetakan, buku
2. Katalog
berkas
3. Bentuk kartu
4. Komputer
Proses
katalogisasi terdiri katalogisasi deskriptif dan
katalogisasi subjek:
1. Katalogisasi
Deskriptif
Kalogisasi
deskriptif merupakan kegiatan merekam data bibliograf sebuah koleksi.
a. Penentuan
entri utama dan entri tambahan
Dalam penentuan
tajuk entri utama dan entri tambahan ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:
-
Pengarang tunggal maka tajuk entri utama
adalah pengarang buku atau koleksi tersebut.
Contoh:
Teknologi
Informasi Perpustakaan / Wahyu Supriyanto
Entri utamanya pada Wahyu
Supriyanto dan entri tambahannya pada judul dan subjek
-
Pengarang ganda, dua dan tiga orang maka
entri utama adalah pengarang utama sedangkan pengarang kedua dan ketiga
dijadikan sebagai tajuk entri tambahan.
Contoh:
Membangun
Otomasi Perpustakaan Dengan OpenBiblio/Arif Surachman, Purwoko, Heri Abi
Burachman
Entri utamanya adalah Arif
Surachman dan pengarang lainnya dijadikan sebagai entri tambahan
-
Pengarang lebih dari tiga orang atau
lebih maka tajuk entri utamanya adalah judul
Contoh
Membangun
Perpustakaan Digital/ Arif Surachman, Wahyu Supriyanto, Purwoko dan Heri Abi
Burachman Hakim
Entri utama adalah Judul dan
entri tambahannya adalah nama pengarang
-
Karya editor atau penyunting maka entri
utamanya pada judul. Jika pengarangnya disebut maka berlaku ketentuan entri
utama untuk pengarang.
Misalnya
Perangkat
Lunak Open Source dalam Dunia Perpustakaan / Editor : Purwoko
Entri utama pada judul dan entri
tambahan pada Purwoko (editor)
-
Karya Anonim (tanpa pengarang) maka
entri utamanya pada judul
-
Karya kumpulan, entri utamanya pada
judul
-
Badan Korporansi maka entri utamanya
adalah badan korporasi
b. Deskripsi
Bibliografi
Deskripsi
bibliografi disusun ke dalam delapan daerah. Setiap daerah terkadang terdiri
dari beberapa unsur. Berbagai daerah dan unsur-unsur dipisahkan dengan
menggunakan tanda baca. Kedelapan daerah diskripsi bibliografi tersebut lengkap
dengan tanda bacanya antara lain:
|
No.
|
Daerah
|
Tanda Baca
|
Unsur
|
|
1
|
Daerah
judul dan pernyataan tanggung jawab (kepengarangan):
|
|
Judul
sebenarnya
|
|
[ ]
|
GMD (General
Material Designation)
|
||
|
=
|
Judul
paralel
|
||
|
:
|
pernyataan
judul lain
|
||
|
|
Pernyataan
tanggung jawab
|
||
|
/
|
Pengarang
pertama
|
||
|
,
|
Pengaran
kedua dan pengarang ke tiga (jika pengarang lebih dari satu tetapi tidak
lebih dari dua)
|
||
|
;
|
pengarang
lain (seperti penerjemah, ilustrator, narator)
|
||
|
2
|
Daerah edisi
|
.-
|
Keterangan
Edisi (seperti keterangan cetakan, edisi cetakan)
|
|
3
|
Daerah
data khusus
|
.-
|
Tidak
digunakan untuk deskripsi buku
|
|
4
|
Daerah
impresum
|
. -
|
Tempat
terbit (tempat terbit pertama)
|
|
;
|
Tempat berikutnya
|
||
|
:
|
Nama
Penerbit
|
||
|
,
|
Tahun
Terbit
|
||
|
5
|
Daerah
deskripsi fisik
|
. -
|
Jumlah
halaman (misalnya xii, 250 hlm.)
|
|
|
|
:
|
Data fisik
lain (seperti ilustrasi dan index)
|
|
|
|
;
|
Ukuran
fisik koleksi
|
|
6
|
Daerah
keterangan seri
|
. -
|
Judul seri
sebenarnya (ditulis dengan kurung)
|
|
|
|
=
|
Judul
Pararel
|
|
|
|
:
|
Keterangan
judul seri tambahan
|
|
7
|
Daerah
catatan
|
. -
|
Segala
sesuatu yang dianggap penting yang belum dimasukkan pada daerah sebelumnya
|
|
8
|
Daerah
penomoran, harga dsb
|
.-
|
Nomor
standar
|
|
|
|
=
|
Judul
kunci
|
|
|
|
:
|
Syarat-syarat
dan harga
|
|
|
|
( )
|
Keterangan
tambahan
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tabel 1.
Tabel Data Deskripsi Bibliografi
Berbagai
data bibliografi di atas akan dimasukkan ke delapan daerah diambil dari bahan
pustaka yang ada di tangan staf perpustakaan. Data bibliografi tersebut dapat
diperoleh dengan membaca:
-
Kulit buku
-
Halaman judul singkat
-
Halaman judul
-
Halaman sebalik halaman judul atau
halaman verso
-
Bagian lainnya dari buku seperti kata
pengantar, daftar isi, isi buku, indeks dan bibliografi.
2. Katalogisasi
subjek
Gambar
5. Kartu katalog
Setelah
melakukan katalogisasi deskriptif dan katalogisasi subjek, selanjutnya langkah
yang perlu dilakukan perlu adalah membuat kartu katalog dan menyusun kartu
katalog yang telah dibuat. Berikut ini langkah-langkah yang dilalui dalam
kegiatan pembuatan kartu katalog dan penyusun kartu katalog:
1.
Siapkan kartu katalog dengan kertas berukuran 12,5 cm. x 7,5 cm. Di tengah
bagian bawah kartu dibuat lubang untuk memasukkan tusuk pengaman.
2.
Membuat temporary slip (T. Slip) atau
worksheet.
3.
Menyalin data yang ada pada T. Slip atau worksheet
ke dalam kartu katalog. Berikut ini contoh format kartu katalog yang
a) Katalog
Pengarang
b) Katalog
Judul
c) Katalog
Subjek
4.
Selanjutnya untuk memudahkan penelusuran kartu katalog, maka katalog-katalog tersebut
dikelompokkan kedalam satu jenis dan disusun alfabetis dari yang ter kecil ke
yang terbesar. Selanjutnya kartu katalog yang telah tersusun dimasukkan ke
dalam lemari katalog
5. Pemasangan kelengkapan buku
Kelengkapan buku antara lain kartu buku, slip tanggal kembali
(data due slip), label buku(call number), kantong buku dan sampul buku.
Berikut ini langkah-langkah yang digunakan untuk membuat dan
memasang kelengkapan buku:
1. Label
buku
Gambar
11. Contoh Label buku dan pemasangannya
2. Lembar
tanggal kembali (date due slip).
Gambar
12. Catatan Tanggal Kembali
3. Kartu
buku
Gambar
12. Kartu buku
4.
Kantong buku
Gambar 13.
Kantong buku
5. Penyampulan
6. Shelving
(pengerakan)
Langkah-langkah dalam pengerakan:
1.
Pengelompokan buku berdasarkan jenisnya.
2.
Penyusunan buku di rak
Buku disusun menurut jenis koleksi
Gambar 14. shelving buku di rak
Pelayanan Bahan
Pustaka
Setelah melalui proses pengolahan maka koleksi
perpustakaan siap untuk dilayankan kepada pengguna perpustakaan. Banyak bentuk
layanan yang dapat diberikan kepada pemustaka dalam rangka melayankan koleksi
yang dimiliki perpustakaan kepada pemustaka. Namun secara garis besar pelayanan
bahan pustaka dapat dikelompokkan menjadi dua jenis, yaitu layanan sirkulasi
dan layanan referensi.
Berikut ini deskripsi tentang layanan sirkulasi dan
layanan referensi dalam rangka melayankan koleksi yang dimiliki perpustakaan
kepada pengguna perpustakaan:
1. Layanan sirkulasi
Layanan sirkulasi dikenal sebagai layanan peminjaman
dan pengembalian yang diselenggarakan perpustakaan agar pemustaka dapat
memanfaatkan koleksi yang dimiliki perpustakaan. Dalam layanan sirkulasi
dikenal dua sistem yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup.
2. Layanan Referensi
Layanan pemustaka yang berkaitan dengan
sumber-sumber atau koleksi referensi[2]
antara lain meliputi menjawab pertanyaan yang diajukan, penelusuran informasi
baik di dalam maupun di luar perpustakaan itu sendiri (Lasa-Hs, 1998).
[2] Koleksi referensi dapat juga disebut sebagai buku acuan atau rujukan.
Jenis koleksi ini terdiri dari kamus, ensiklopedi, direktori, buku pegangan
(handbook), indeks, bibliograi dan terbitan pemeritah.
0 komentar:
Posting Komentar